Mehr Zeit für Grundlagenforschung. Digitalisierung der Verwaltungsprozesse der Max-Planck-Institute.

Wissenschaft ist frei. Aber natürlich nicht frei von Bürokratie. Arbeitsrecht, Datenschutz, Urheberrecht, Vergaberecht und viele weitere Rechtsgebiete führen auch in den Max-Planck-Instituten zu notwendigen und komplexen Verwaltungsprozessen. Erschwerend hinzu kommt, dass die Organisationsstruktur wie auch Kritikalität und Zeitaufwand von Prozessen untereinander zwischen Max-Planck-Instituten sehr unterschiedlich ausfallen können.

Mit dem Anspruch ein System zu implementieren, welches potenziell für alle 30 Max-Planck-Institute und für verschiedenste Prozesse funktioniert soll, steht damit eine Anforderung im Vordergrund. Das System muss maximale Flexibilität durch Konfiguration von Prozessen, Rollen und Rechten sowie aller dahinterstehenden Nutzeroberflächen sicherstellen.

Mittlerweile ist das System erfolgreich im Pilot-MPI Institut Freiburg „Live“ gegangen, Berlin und München stehen in den Startlöchern.

Was ändert sich dadurch heute schon im Alltag der Institute? Schauen wir aus dem Blickwinkel eines externen Professors, der sich ein halbes Jahr als Gastwissenschaftler dem Institut anschließt, beispielhaft auf einige der Prozesse.

  • Ihre formelle Bewerbung ist komplett elektronisch erfolgt
  • Ihre veranschlagten Mittel wurden durch alle verantwortlichen Leiter des Instituts per elektronischer Freigabe erteilt
  • Zur ersten Ankunft am Institut haben Sie an einem Touch Pad Ihre Registrierung komplettiert und z.B. Datenschutzverordnungen zugestimmt
  • Die von Ihnen elektronisch angefragten Ressourcen, wie Arbeitsplatz, Laptop, Bibliothekszugang und stehen Ihnen direkt bei Ihrer Ankunft zur Verfügung
  • Der Promotionsstudent der Ihnen gegenüber sitzt, hat sich komplett digital beim MPI beworben ohne ein einziges Blatt Papier verwenden zu müssen.
  • In der dritten Woche haben Sie zum vierten Mal Ihr Passwort vergessen und diese unkompliziert aber trotzdem durch 2-Faktor Authentifizierung gesichert, schnell neu vergeben können. Für alle relevanten internen System gleichzeitig.
  • Die Verlängerung Ihres Gastaufenthalts am MPI um vier Wochen haben Sie im System ebenfalls komplett digital beantragen können.

Interessiert es Sie mit welchen Technologien und Verfahren wir z.B. dem Gastwissenschaftler den Alltag digital vereinfachen? Sprechen Sie uns an!